为切实改进我司的工作作风,规范会议内容和程序,提高工作效率,加强对工作的安排部署,加大对工作落实的监督检查力度,结合我司实际,特制订本制度。
(一)会议原则
会议是解决问题、安排部署工作、有效沟通的重要方式,召开会议应坚持确实根据工作需要确定是否召开会议,会议应做好充分准备、要注重会议质量、提高会议效率等原则。
(二)适用范围
本制度适用于公司及各部门的工作会议,如公司班子会议、公司例会、部门例会、临时会议等。
1、公司班子会议
公司班子会议一般每月召开一次,也可根据工作需要,由一名班子成员提议召开。公司班子会议是进行集体决策的重要会议。由公司总经理主持召开。公司副总经理、总经理助理、工会主席及总经理秘书参加,必要时可通知有关部门负责人列席。
(1)会议的主要任务
1)学习贯彻落实上级决议、决定和批示。
2)讨论和决定公司工作中的重大问题,研究确定全公司经济发展战略、中长期规划、年度计划。
3)按照干部管理权限,研究决定干部的任免、调动、培养和管理。
4)研究制订公司内部机构设置和重要管理制度。
5)讨论决定各部门请示公司领导的重要事项。
6)研究其他需要公司班子会议审议的重大问题。
(2)公司班子会议原则:集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定。
2、公司例会
会议一般每周召开一次,定在周一上午9:00召开,特殊情况需要延期或提前召开的由公司办公室事先通知。
公司例会由公司总经理或主持工作的副总经理主持召开,公司总经理、副总经理和各部门主要负责人参加。
(1)会议的主要任务
1)传达学习上级重要文件精神,传达贯彻上级重要会议精神;
2)分析公司经营状况,互通工作情况,安排部署近期工作;
3)各部门汇报上周工作完成情况,包括细化分解明确的工作内容;重要工作的起始和节点;领导交办的重要事项完成情况;代表公司参加重要会议的主要精神(经分管领导同意需要传达的)、突发事件、需要多个部门协调解决的问题等。
4)讨论、完善公司例会重要决策和工作部署。
(2)公司例会议程,由主持人根据实际情况决定。会议由公司办公室负责组织和记录,议定事项形成《公司办公会议纪要》,由总经理或主持会议的副总经理签发执行。
3、部门例会
各部门周例会一般每周召开一次,定在每周二上午进行,具体由各部门根据实际情况进行调整。
部门例会由各部门自行组织召开,由部门主要负责人主持,相关人员做好会议记录。
(1)会议的主要任务:
1)学习上级机关有关文件精神,传达公司例会会议精神;
2)总结本周工作,部署下周工作;
3)分析工作中遇到的新情况,探讨新思路,研究探讨重大事项的对策措施和相关问题的解决办法;
4)协调落实周例会决定的相关事项。
(2)公司分管领导要定期参加所分管的部门例会,广泛听取员工建议,深入了解公司情况。
4、临时会议
根据实际情况,对临时出现的问题和紧急事项,由公司领导决定召开临时会议,办公室负责通知,并做好会议记录 。
(三)会务工作
1、公司班子会议、公司例会、临时会议等会务工作由公司办公室负责
(1)会议通知。其内容应包括会议名称、内容、参加人员、时间、日期、地点、参加人员范围、议题及需要提前准备的文件或其他要求等。
(2)会场布置及座次安排。
(3)会间组织服务工作。主要包括会议签到、引导就座、安排发言、会议记录、会场后勤保障等。
(4)其他服务工作。
2、部门例会会务工作由各部门安排
(四)会议室的使用
各部门如需要使用公司会议室,须向办公室提出使用申请,办公室根据实际情况进行协调安排。
(五)会议纪律
1、参会人员要按照所定会议时间,准时参加会议。
2、因故不能参加会议,要按照程序提前向部门经理请假。
3、会议期间,参会人员要遵守会场纪律,保持会场秩序,注意环境卫生,应主动将手机设置为震动或静音状态;尽量避免接、打电话;严禁中途退场。
4、会议发言要紧扣主题,不谈论与会议无关的话题。 |